Загальноосвітня школа I - IIIст. №2

Серед локальних документів школи обов'язково має бути Положен­ня про батьківський комітет, яке приймається на загальношкільних батьківських зборах, затверджується та вводиться в дію наказом по навчальному закладу.

Відповідно до пункту 3.12 Примірного положення про батьківські комітети (ради) загальноосвітнього навчального закладу, затвердженого наказом Міністерства освіти і науки України від 2 червня 2004 р. № 440, батьківський комітет класу веде протоколи своїх засідань і бать­ківських зборів, що зберігаються у голови комітету і передаються за актом новому складу батьківського комітету. І хоча класні керівники не несуть відповідальності за оформлення протоколів, вони можуть допомогти представникам батьківського комітету оформити цей до­кумент відповідно до вимог стандарту.

Протоколи батьківських зборів бажано записувати у спеціально відведеному зошиті (канцелярській книзі), який попередньо прошивають, нумерують.

Матеріали, що готуються до батьківських зборів, також нале­жать до шкільної документації, тож їх необхідно зберігати разом із протоколами.

Протоколи класних батьківських зборів зберігаються у класного керівника. Термін зберігання визначається кожним навчальним закладом окремо.

ЯК ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТИ ПРОТОКОЛ БАТЬКІВСЬКИХ ЗБОРІВ?

Протокол — документ, який фіксує хід обговорення питань і прийнятих рішень на зборах, нарадах, конференціях та засіданнях колегі­альних органів. Протоколи можуть оформлятися на бланках, звичай­них аркушах паперу формату А4 або у спеціальних пронумерованих і прошнурованих книгах, скріплених печаткою навчального закладу та підписом класного керівника.

Протоколи можуть бути трьох видів: стислі, повні, стенографіч­ні. Протоколи батьківських зборів оформлюють у стислому вигляді.

У них записують обговорені питання, прізвища та ініціали доповідачів і тих осіб, які брали участь у обговоренні питання, прийняті рішення.

Як і будь-який інший документ, протокол має певні реквізити. За положеннями Державного стандарту України ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» починати оформлювати протокол слід із визначення назви навчального закладу. Проте якщо протоколи засі­дань батьківського комітету та батьківських зборів заносяться до єди­ного зошита (книги), варто цей реквізит виносити на його обкладинку.

Кожний новий протокол треба складати на новій сторінці. Слово протокол пишеться посередині рядка великими літерами. Дата складання протоколу, яка ставиться нижче, — це дата проведення засідання (зборів), а не дата остаточного його оформлення. Номер протоколу — це порядковий номер засідання батьківського комітету (батьків­ських зборів).

Текст протоколу

Текст протоколу складається з двох частин: вступної й основної. У вступній частині зазначаються:

• головуючий;
• секретар;
• присутні;
• запрошені;
• порядок денний.

Якщо присутніх на зборах більше 15 осіб, то у протоколі вказується лише їх кількість, а список присутніх додається до протоколу, на що під час оформлення обов'язково треба зробити посилання.

Основна частина тексту протоколу складається з розділів, що відповідають пунктам порядку денного. Розділи нумерують і будують за схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИ­ЛИ). Ці слова пишуть великими літерами без лапок, кожне з нового рядка, після них ставиться двокрапка.

Словом СЛУХАЛИ починається розділ з кожного пункту поряд­ку денного. Воно пишеться в одному рядку після цифри, яка означає порядковий номер питання. Прізвище та ініціали доповідача і прізвища, ініціали та посади промовців вказуються з нового рядка з абзацу. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

Запис виступів і доповідей не обов'язково фіксувати дослівно. Це може бути короткий звіт про них. Особливу увагу звертають на виступи, де виявлено незгоду з положеннями доповіді й особливу думку особи, що виступила. Якщо є тексти (або тези) доповідей і виступів, тоді самі виступи не записуються в протокол, а через тире після пріз­вища доповідача чи промовця вказується: «Текст доповіді (виступу, по­відомлення) додається до протоколу».

Після кожної доповіді записуються запитання і відповіді, якщо вони є, у порядку надходження.

Завершується розділ з кожного пункту порядку денного записом прийнятого рішення (ухвали). Якщо рішення містить різні питання, його розподіляють на пункти і підпункти, які нумерують арабськими цифрами. Починається кожен пункт з цифри, яка має порядковий номер питання порядку денного.

Рішення мають бути конкретними, лаконічними, мати розпоряд­чий характер і містити такі складові частини:

• кому зробити;
• що зробити;
• термін виконання (до якого числа).

Якщо якесь з питань порядку денного не розглядалося, це фіксується у протоколі.

Повністю оформлений протокол підписує голова і секретар батьківських зборів.